Vérification de comptabilités en 2014 – nouvelles modalités pratiques
Petit point pratique pour vous aider à préparer votre prochaine vérification de comptabilité informatisée.
La loi de finances pour 2012 avait prévu de nouvelles modalités de contrôles des comptabilités informatisées à partir du 1er janvier 2014.
Ainsi pour les avis de vérification de comptabilité envoyés depuis le 1er janvier 2014, les entreprises sont dans l’obligation de présenter leur comptabilité sous forme dématérialisée, dès lors que cette dernière est tenue sous cette forme.
En bref :
Pour les vérifications de comptabilité qui interviennent depuis janvier 2014, vous devez donc remettre à l’agent de l’administration fiscale la comptabilité de la société sous la forme d’un fichier des écritures comptables (FEC) dématérialisées (avec un cahier des charges assez strict sur le format des données).
Le défaut de présentation est sanctionné par une amende de 1 500 euros.
Modalités pratiques de remise du fichier des écritures comptables :
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procédure de remise du fichier des écritures comptables (FEC)
La copie des fichiers est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur.
Tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clef USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.).
L’administration fiscale vient de fournir le 15 avril 2014 de nouvelles précisions sur les modalités de remise de ce FEC
L’on sait maintenant qu’il est recommandé aux vérificateurs de convenir lors du premier rendez vous sur place des modalités de transmission des fichiers. En principe la remise des FEC s’effectue en main propre au vérificateur (donc sur disque dur, clé USB) et le vérificateur en accuse immédiatement réception sur place.
Si le contribuable souhaite remettre les FEC via la plateforme d’échanges sécurisés de la DGFiP ESCALE, il doit indiquer au vérificateur à quelle date et le vérificateur recueillera les coordonnées du contribuable pour lui transmettre à la date convenu un ticket d’envoi. Le document de remise du FEC sera alors remis en main propre au contribuable qui le contresignera lors de l’intervention sur place du vérificateur suivant la transmission du FEC via la plateforme ESCALE.
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délai de remise du FEC : les tolérances pour 2014
Les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises à l’Administration lors de la première intervention sur place.
Toutefois, pour les contrôles engagés au cours de l’année 2014, les copies des fichiers des écritures comptables pourront être remises au plus tard lors de la deuxième intervention sur place. L’Administration vient également de préciser le 15 avril que dans l’hypothèse où le contribuable informe le vérificateur qu’il a réclamé le FEC à son expert comptable ou à son prestataire externe, le vérificateur peut, en fonction des circonstances, lui laisser un délai d’un mois maximum. (Cette précision est importante puisque passe ce délai d’un mois le vérificateur établira un procès verbal d’absence de remise du FEC et des sanctions financières seront appliquées).
Aussi même si le contribuable est informé du fait que la présentation de sa comptabilité dématérialisée doit être réalisée sous cette forme dès la réception de l’avis de vérification… il convient d’anticiper les choses.
En effet, le délai de constitution et de vérification du fichier peut se compter en semaines. Il convient donc d’anticiper toute vérification de comptabilité et de préparer un fichier à la clôture de chaque exercice.
Que peut faire l’administration avec ce Fichier des Ecritures Comptables (FEC) ?
- Le vérificateur peut, sans formalisme et sans recourir au dispositif prévu au II de l’article L. 47 A du Livre des Procédures Fiscales (LPF), effectuer sur les fichiers des écritures comptables des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui permettent de s’assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable
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Mise en œuvre de traitements informatiques
Les agents de l’Administration peuvent effectuer leur contrôle en procédant à des traitements informatiques des données soumises à contrôle.
Ces traitements informatiques peuvent être réalisés, selon l’option exercée par le contribuable :
– soit par le vérificateur sur le matériel utilisé par le contribuable;
– soit par le contribuable lui-même qui effectue tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification;
– soit par le vérificateur, hors de l’entreprise, après remise de copie des fichiers informatiques nécessaires par le contribuable).
Pensez à revoir vos contrats en cas de tenue de comptabilité par des prestataires extérieurs !
Il n’est en effet pas rare que certaines entreprises confient la tenue de leur comptabilité à un ou plusieurs prestataires extérieurs qui réalisent tout ou partie des opérations comptables et de gestion (saisie, élaboration ou conservation des informations et documents).
Dans le cas où les informations, les données et les traitements seraient saisis, élaborés ou conservés par un tiers, l’entreprise vérifiée est tenue de les mettre ou faire tenir à disposition des agents de l’Administration, afin qu’ils puissent exercer le contrôle dans les conditions prévues à l’article L. 47 A du LPF.
Cette obligation soulève des problématiques à la fois contractuelles et budgétaires pour l’entreprise vérifiée. En effet, la nouvelle contrainte de remise du fichier n’avait généralement pas été prévue lors de la signature de la convention conclue avec les prestataires pouvant détenir des éléments devant être fournis au service vérificateur.
Le cas de la comptabilité informatisée non régulière et/ou non probante :
Comme dans le cadre du contrôle des comptabilités « papier », les constatations effectuées sur place lors du contrôle d’une comptabilité informatisée effectué selon la procédure de rectification contradictoire des articles L. 55 et suivants du LPF ou selon une procédure d’imposition d’office (cas du contribuable défaillant) peuvent conduire à considérer que la comptabilité informatisée est irrégulière et/ou non probante.
En présence de comptabilités informatisées, l’attention est attirée sur le fait qu’une apparence de régularité peut être aisément obtenue par certaines fonctions du logiciel justifiant les écritures comptables en permettant :
– l’utilisation de brouillards permanents avec des éditions conformes aux journaux clôturés ;
– la suppression ou la modification d’enregistrements génériques sans laisser de trace ;
– la clôture apparente d’un exercice pour établir les comptes annuels.
Les exemples suivants sont des situations qui peuvent conduire à considérer que la comptabilité informatisée est irrégulière et/ou non probante :
– la présentation sous des formats non recevables (illisibles, propriétaires) des documents comptables et pièces justificatives dématérialisés, visés à l’article 54 du CGI ;
– le défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives ;
– le défaut de clôture des exercices comptables ;
– le défaut de traçabilité ;
– l’absence de chronologie dans les enregistrements ;
– l’absence de permanence du chemin de révision ;
– l’insuffisance des données archivées : échantillons de données ou uniquement données agrégées (centralisation mensuelle par exemple).
Attention même s’il s’agit d’une vérification de comptabilité « informatisée » l’administration fiscale doit, dans le cadre d’une procédure de vérification contradictoire, assurer au contribuable un débat oral et contradictoire… sous peine de remise en cause par votre avocat de la procédure de vérification !
Béatrice LERAT
LERAT AVOCAT
